Qu’est-ce que le flex office ?

Le flex office (ou « hot-desking ») gagne du terrain. Ce mode d’organisation des espaces de travail a la particularité de ne plus attribuer de bureaux fixes aux collaborateurs. Ces derniers peuvent ainsi choisir chaque jour un poste de travail différent, à la volée ou sur réservation. Une organisation qui permet de mieux distribuer les espaces privés / collaboratifs en entreprise, à l’heure où le travail hybride (et donc le télétravail) vide les open spaces.

D’après l’OCDE, 50 % des télétravailleurs en France et au Royaume-Uni en 2020 souhaitent conserver une organisation flexible du travail. Le but du flex office est bien de (re)donner la main aux équipes sur leurs modes de travail. Mais ce changement d’organisation n’est pas si simple : questionnement des équipes, gestion au quotidien, évolutivité…

Quels sont les avantages et inconvénients ?

Avantages
Réduction des coûts
Moins de routine
Beaucoup de liens sociaux
Productivité et créativité

Inconvénients
Bureau impersonnel
Mauvaise gestion des réservations de bureaux
Distraction
Intégration difficile
Difficulté à garder le contact

• Ce type d’organisation des bureaux attire de plus en plus d’entreprises par les perspectives de réduction des coûts : au sein d’un bureau, plusieurs postes de travail peuvent être inoccupés pour différentes raisons, telles que le télétravail, les congés, les arrêts maladie, les congés maternité ou paternité, etc. En disposant d’un nombre de postes de travail moins important que le nombre de collaborateurs total, le flex office permet ainsi de diminuer les coûts et d’optimiser l’usage des espaces.

• C'est aussi un avantage pour les collaborateurs. Ce nouvel aménagement brise leur routine : ils peuvent changer de bureau chaque jour, bénéficier de différents conforts selon leur humeur (table, bureau, canapé, espace collaboratif ou isolé), et côtoyer des collègues différents chaque jour. Cette mixité permet de ne pas s'ennuyer, mais aussi de créer plus de liens sociaux ! Tous ces avantages conduisent à une meilleure qualité de vie au travail, et l'on sait que celle-ci a un impact direct sur l'amélioration de la productivité au travail. En effet, une étude de Bloom at Work a montré que les employés épanouis sont en moyenne 86 % plus créatifs.

• Cependant, ce concept du flex office demande aussi un bon niveau d’adaptation de la part des collaborateurs : fini la photo de famille posée dans un petit coin du bureau et les cacahuètes rangées dans le 2^e tiroir… Travailler en flex office peut être difficile pour un collaborateur qui aime se retrouver dans son petit cocon : le bureau impersonnel n’est pas envisageable. Au-delà de ce simple fait, le risque de mal s’organiser et de se retrouver au travail sans bureau vacant, ou loin de son équipe, peut démotiver certains collaborateurs.

Et si le flex office est synonyme de nouvelles rencontres, il peut aussi facilement déconcentrer les plus curieux. Changer de poste chaque jour est un challenge qui n’est pas toujours évident à relever : installation, branchement, rangement et discussions avec de nouveaux collègues… Pour éviter ces aspects, les dirigeants doivent savoir comment mettre en place le travail hybride et motiver le retour de leur personnel.

Quelles sont les étapes clés pour mettre le flex office en place ?

1. Préparation du calendrier et assignation des jours de présence

L’objectif du flex office est d’offrir plus de flexibilité et de collaboration avec moins d’espaces privés. Pour que cela soit possible, l’entreprise ou les collaborateurs eux-mêmes doivent anticiper et organiser leur présence sur site. Il est donc primordial pour les collaborateurs de s’accorder sur un planning prêt à être appliqué !

2. Roulement des bureaux et postes de travail en flex office

Le flex office se traduit par la mise à disposition de bureaux et environnements de travail variés. En anticipant la gestion de ces espaces, les entreprises cherchent in fine à faciliter les échanges et les rencontres professionnelles et à insuffler plus de dynamisme et de collaboration au quotidien. En fonction du rythme mis en place au sein de l’entreprise, voire de chaque équipe, les besoins en postes de travail et espaces partagés ne seront pas les mêmes. Il est donc primordial de bien évaluer la présence maximale sur site pour proposer le nombre d’espaces, privés ou communs, adéquats. Idem pour les services annexes comme la restauration d’entreprise ou la conciergerie.

Les gestionnaires doivent donc désormais anticiper :

• la flexibilité « spatiale », pour des espaces ouverts ou semi-ouverts, disposant d’une multitude de fonctionnalités et services ;
• la flexibilité « d'occupation », pour les lieux réservables sur des durées déterminées.

Eh oui, véritable vecteur de lien social, un espace de flex office réussi est un espace dans lequel flexibilité des espaces et gestion optimale font bon ménage !

3. Indication des zones réservées

Certaines entreprises envisagent le flex office comme un espace entièrement accessible à tous les collaborateurs, avec un placement 100 % libre. Cette méthode a néanmoins ses limites : en effet, des études montrent qu’un employé a besoin d’un minimum de repères sur son lieu de travail.

Afin de garder une cohésion d’équipe, certaines entreprises optent donc pour un placement autour duquel les équipes se retrouvent dans une même zone délimitée, un même étage ou bloc de bureaux. Chacun est tout de même libre de s’installer au bureau qui lui convient selon son humeur du jour. Après tout, c'est l'esprit flexible qui l'emporte !

Anticiper l’offre en flex office, c’est donc aussi réfléchir à la valeur ajoutée qui en ressort. Si l’idée est de casser la routine en gardant un certain cadre pour les collaborateurs, alors il s’avère efficace de préparer des zones délimitées selon le choix des managers et des équipes, de réfléchir aux disponibilités des bureaux dans celles-ci, et de les rendre possiblement modulables. Cette gestion est chronophage : il vaut mieux qu’elle soit instaurée avant l’arrivée des collaborateurs !

4. Utilisation d’une solution de gestion digitale pour le flex office

Dans une démarche d’optimisation des espaces et de création d’une offre qualitative, il est indispensable de s’équiper de logiciels de gestion, messageries instantanées, plateforme de réservation d’espaces… La liste peut rapidement s’allonger. Et si passer par une application tout-en-un était la solution pour gérer efficacement et facilement des espaces flexibles ?

Pour résumer, le flex office est une révolution en marche ! Il bouleverse les habitudes des collaborateurs tout en répondant aux besoins de flexibilité et de collaboration qui entourent le « retour au bureau ». Pour être adoptée, l’organisation en bureau flexible doit être accompagnée.  Adaptation des règles d’usage, concertation avec les équipes, planning adapté pour la réservation des espaces, mais surtout outil de gestion et de suivi… Le flex office ne s'improvise pas ! Le penser, et s’outiller pour le gérer, est aujourd’hui le gage d’une gestion saine : avec Witco, les gestionnaires des espaces peuvent prendre connaissance en temps réel du taux d’occupation des lieux et surtout de la satisfaction des équipes. Un moyen efficace de détecter les optimisations à apporter, afin que le bureau reste toujours au service des collaborateurs.  

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