Flex office et télétravail : deux facettes du travail hybride

Un article de
Sabrina
Flex office et télétravail : deux facettes du travail hybride

Depuis 2020, le télétravail (partiel ou total) est une réalité pour des millions de travailleurs du secteur tertiaire dans le monde. S’il est synonyme de flexibilité et de liberté pour certains, beaucoup de collaborateurs souhaitent revenir « au bureau ». Mais un bureau différent. Plus flexible, plus collaboratif : le flex office semble répondre aux demandes des collaborateurs, et des entreprises.

Deux façons de vivre le bureau « flexible »

Le télétravail consiste à travailler hors des bureaux, chez soi ou en mode « nomade » de manière connectée, grâce aux technologies de communication et de collaboration à distance.

Le flex office est un mode d’organisation des espaces sans poste de travail attitré. Il prend place, le plus souvent, au sein d’open spaces et permet d’en maximiser le taux d’occupation.

En Europe, avant la crise sanitaire, moins de 5 % des salariés télétravaillaient régulièrement. Ils sont aujourd’hui plus du triple. Certains pays, comme la Finlande, atteignent même désormais les 25 % de travailleurs en « distanciel ».

Des personnes travaillent au bureau et discutent

La réalité du télétravail : plus de temps…

Le télétravail a de nombreux atout. Il peut permettre de gagner du temps et d’augmenter sa productivité sur des « tâches complexes ». En effet, loin du bureau, les collaborateurs seraient plus efficaces sur certains métiers. Des études notent qu’un collaborateur en open space est interrompu plus de 130 fois par jour. Chez soi, on pourrait ainsi plus facilement se concentrer sur les missions de réflexion : rédaction, analyse et modélisation.

Par ailleurs, travailler de chez soi permet d’économiser des temps de trajet. Lorsque l’on sait qu’en moyenne, un salarié parisien passe 1 h 30 par jour dans les transports, c’est un gain appréciable. Ainsi, 95 % des télétravailleurs déclarent bénéficier d’une meilleure qualité de leur vie personnelle. Ils ne perdent plus de temps dans les transports mais peuvent aussi mieux organiser leur journée de travail. Lève-tôt connectés dès 8 h, sportifs qui profitent de la pause déjeuner pour courir, ou oiseaux de nuit qui préfèrent travailler en soirée : ils peuvent tous, dans l’absolu, travailler à leur rythme.

Les employés parlent entre eux

… moins de liens ?

À l'inverse, les télétravailleurs peuvent rapidement devenir très isolés, surtout lorsque les interactions sociales sont limitées. C'est un phénomène qui pèse sur la santé mentale des travailleurs, partout dans le monde. Le plus souvent, les personnes travaillant à domicile ressentent aussi une déconnexion par rapport à leurs collègues et à leur entreprise. Loin des yeux, loin du cœur ? Il est plus difficile de se projeter au sein du groupe quand on ne fait plus « groupe ».

Par ailleurs, plusieurs effets négatifs du télétravail peuvent apparaître à long terme. Alors que de nombreuses entreprises craignaient une baisse de la productivité de leurs équipes, on note que les collaborateurs travaillent autant, voire plus qu’avant. En fait, à distance, il est encore plus difficile de se déconnecter. Surtout, il est complexe de faire la différence entre le temps / l’espace de travail et le temps / l’espace personnel.

Les atouts du flex office

Globalement, le travail à distance nécessite beaucoup d'autodiscipline : savoir se déconnecter, savoir trouver un espace et un temps propice pour chaque mission. C’est pourquoi de nombreux travailleurs ne souhaitent pas passer la majeure partie de leur temps en distanciel.

Néanmoins, on constate que les collaborateurs attendent désormais plus de souplesse dans leur journée de travail. Cela passe aussi par l’organisation « spatiale » du travail. Travailler en groupe dans un lieu d’idéation, s’isoler dans une bulle pour téléphoner, ou bien tout simplement se retrouver dans un open space partagé avec ses collègues : à chaque mission, son lieu. C’est le principe du flex office.

Le flex office : « l’arbre qui cache la forêt » ?

Pour Anne-Sophie Winiszewski, Directrice au sein du cabinet The Boson Project, les entreprises qui envisagent de mettre en place le flex office « doivent mener une réflexion de fond sur la flexibilisation de leur organisation et ce que cela implique pour les équipes ». En effet, redessiner et redistribuer les espaces a un impact sur les relations de bureau. Le management, la cohésion d'équipe peuvent être chamboulés.

C’est pourquoi les collaborateurs doivent être impliqués, ou a minima, informés, de l’évolution des modes de travail au sein de l’entreprise. Pour Anne-Sophie Wineszewski, les collaborateurs pourraient en effet s’en détourner « s’ils le perçoivent uniquement comme un instrument de réduction des coûts de l’entreprise ».

Le nouveau collaborateur nomade

Qu’il travaille chez lui, en espace de coworking et même au sein de ses bureaux : le collaborateur devient un nomade. Il peut changer de place, voire de lieu au cours de la journée. Ce qui compte, c’est sa connexion. Mais aussi la facilité avec laquelle on peut communiquer avec lui.

En effet, dans un monde en mouvement, il est encore plus important d’afficher les « règles » des nouvelles organisations, mais aussi de donner des outils à chacun pour s’organiser et communiquer facilement. Ainsi, les équipes plébiscitent les solutions leur permettant de savoir « qui » est « où » et de réserver leur poste de travail simplement.

Disponibilité des collaborateurs dans l’appli Witco

Accompagner la mise en place du travail flexible au sein de son organisation

La solution Witco accompagne les collaborateurs dans l’organisation de leur journée de travail. Elle permet aussi aux gestionnaires des espaces de connaître, en temps réel, le taux d’occupation de chaque type d’espace. Des données clés pour adapter le bureau à la réalité de la situation (sanitaire, économique, interne).

Un tel outil permet d’accompagner la mise en place du travail hybride afin de lever les barrières à l’adoption des collaborateurs. En effet, si le flex office permet de répondre aux objections faites au télétravail, il rencontre aussi des détracteurs. Pertes de repères, de temps, manque de visibilité… Or une application dédiée offre transparence et efficacité.

Le flex office et le télétravail sont deux modes d'organisation flexible du travail. Tous deux ont connu une croissance fulgurante pendant la crise sanitaire. Aujourd'hui, ils semblent bien partis pour devenir des éléments clés du monde du travail. En effet, tous deux nécessitent une adaptation de la part de l'entreprise, tant au niveau de ses bureaux que de ses équipes. Aujourd'hui, il ne s'agit donc pas d'opposer "flex office" et "télétravail" mais de choisir et de soutenir la mise en œuvre de la méthode qui répond le mieux aux besoins de son organisation et de ses collaborateurs.