Oficina flexible y trabajo a distancia: dos facetas del trabajo híbrido
Desde 2020, el teletrabajo -parcial o total- es una realidad para millones de trabajadores del sector servicios en todo el mundo. Aunque para algunos signifique flexibilidad y libertad, muchos empleados quieren volver "a la oficina". Pero a una oficina diferente. Más flexible, más colaborativa: la oficina flexible o flex office parece satisfacer las demandas de los empleados - y de las empresas.
Dos maneras de vivir la oficina "flexible
El teletrabajo consiste en trabajar fuera de la oficina, en casa o en modo "nómada" de forma conectada, gracias a las tecnologías de comunicación y colaboración a distancia.
La oficina flexible es una forma de organizar los espacios de trabajo sin un puesto asignado. Se desarrolla, la mayoría de las veces, en espacios abiertos y maximiza los índices de ocupación.
En Europa, antes de la crisis pandémica, menos del 5% de los empleados teletrabajaban regularmente. Hoy son más del triple. Algunos países, como Finlandia, llegan incluso al 25% de trabajadores "a distancia".
La realidad del teletrabajo: más tiempo...
Trabajar a distancia tiene muchas ventajas. Puede ahorrar tiempo y aumentar la productividad gracias al "trabajo en profundidad". De hecho, lejos de la oficina, los empleados de determinados oficios serían más eficientes. Los estudios señalan que un empleado en un espacio abierto es interrumpido más de 130 veces al día. En casa, sería así más fácil concentrarse en las misiones de reflexión: escribir, analizar y modelizar.
Además, trabajar desde casa ahorra tiempo de desplazamiento. Si sabemos que, de media, un empleado parisino gasta 1h30 al día en transporte, es una ganancia significativa. Así, el 95% de los teletrabajadores afirman beneficiarse de una mejor calidad de su vida personal. Ya no pierden tiempo en transportes, sino que pueden organizar mejor su jornada laboral. Madrugadores conectados desde las 8 de la mañana, deportistas que aprovechan la pausa del almuerzo para correr o noctámbulos que prefieren trabajar por la tarde: todos ellos pueden, en términos absolutos, trabajar a su ritmo.
... menos carpeta?
A la inversa, los teletrabajadores pueden quedar rápidamente muy aislados, sobre todo cuando todas las interacciones sociales son limitadas. Un fenómeno que pesa sobre la salud mental de los trabajadores de todo el mundo. En la mayoría de los casos, las personas que trabajan desde casa también se sienten desconectadas de sus compañeros y de su empresa. Ojos que no ven, corazón que no siente... Es más difícil proyectarse dentro del grupo cuando ya no se es un "grupo".
Además, a largo plazo pueden aparecer varios efectos negativos del teletrabajo. Aunque muchas empresas temían un descenso de la productividad de sus equipos, observamos que los empleados trabajan tanto o más que antes. De hecho, a distancia, es incluso más difícil desconectar. Sobre todo, es complejo diferenciar entre tiempo/espacio de trabajo y tiempo/espacio personal.
Las ventajas de la oficina flexible
En general, el trabajo a distancia requiere mucha autodisciplina: saber desconectar, saber encontrar un lugar / momento adecuado para cada misión. Por eso muchos trabajadores no quieren pasar la mayor parte de su tiempo a distancia.
No obstante, observamos que los trabajadores esperan ahora más flexibilidad en su jornada laboral. Esto afecta también a la organización "espacial" del trabajo. Trabajar en grupo en un lugar de ideación, aislarse en una burbuja telefónica o simplemente encontrarse en un espacio abierto compartido con los compañeros: para cada misión, su lugar. Este es el principio de la oficina flexible.
La oficina flexible: ¿"el árbol que esconde el bosque"?
Según Anne-Sophie Winiszewski, Directora de The Boson Project, las empresas que planean implantar la oficina flexible "deben llevar a cabo una profunda reflexión sobre la flexibilización de su organización y lo que ello implica para los equipos ". En efecto, rediseñar y redistribuir los espacios repercute en las relaciones de oficina. La gestión, la cohesión de los equipos puede dar un vuelco.
Por eso los trabajadores deben participar, o al menos estar informados, de la evolución de los métodos de trabajo en la empresa. Para AS. Wineszewski, los empleados podrían, en efecto, rechazarla "si sólo la perciben como una herramienta para ahorrar dinero a la empresa".
El nuevo empleado móvil
En casa, en un espacio de coworking e incluso en sus oficinas: los empleados se convierten en nómadas. Pueden cambiar de puesto de trabajo o incluso de lugar de trabajo a lo largo del día. Lo que importa: su conexión. Pero también la facilidad para comunicarse con ellos.
De hecho, en un mundo cambiante, es aún más importante establecer las "reglas" de las nuevas organizaciones, pero también dar a a todo el mundo herramientas para organizarse y comunicarse fácilmente. Así, los equipos favorecen las soluciones que les permiten saber "quién" está "dónde" y reservar su puesto de trabajo de forma sencilla.
Apoye la implantación del trabajo flexible en su organización
La solución Witco ayuda a los empleados a organizar su jornada laboral. También permite a los gestores de espacios conocer, en tiempo real, la tasa de ocupación de cada tipo de plaza. Datos clave para adaptar la oficina a la realidad (sanitaria, económica, interna).
Una herramienta de este tipo permite apoyar la implantación del trabajo flexible con el fin de eliminar los obstáculos que se oponen a su adopción por parte de los trabajadores. En efecto, si la oficina flexible permite responder a las objeciones que se hacen al teletrabajo, también encuentra detractores. Pérdida de rodamientos, de tiempo, falta de visibilidad... Sin embargo, una app dedicada ofrece transparencia y eficacia.
La oficina flexible y el teletrabajo son dos modalidades de organización flexible del trabajo. Ambas experimentaron un crecimiento meteórico durante la crisis pandémica. Hoy en día, parece que van camino de convertirse en características clave del mundo laboral. De hecho, ambos requieren una adaptación por parte de la empresa, tanto a nivel de sus oficinas como de sus equipos. Por tanto, hoy no se trata de oponerse a la "oficina flexible" y al "teletrabajo", sino de elegir y apoyar la aplicación del método que mejor responda a las necesidades de su organización y de sus empleados.
