Sanofi

& Witco

Créer la meilleure expérience collaborateur dans leurs bureaux à travers le monde entier

Depuis la pandémie de Covid-19, les gens se sont habitués au télétravail. Les cultures d’entreprises et le sentiment d'appartenance en ont été fortement (et négativement) affectés. Sanofi a alors pris conscience de l'importance d’offrir des espaces de travail de qualité à ses collaborateurs. Qu'ils préfèrent travailler à distance ou passer plus de temps au bureau, les collaborateurs souhaitent désormais bénéficier d’un écosystème moderne, durable et innovant.

« En toute honnêteté, je ne pense pas que les bureaux n’aient plus d’avenir. Lorsque vous arrivez au bureau, vous voulez vivre une expérience positive et ressentir un sentiment d'appartenance, car c'est là que vous captez réellement l'énergie de votre entreprise et toutes ses valeurs. Nos bureaux doivent refléter qui nous sommes, ce que nous défendons et ce qui est important à nos yeux. », précise Julia Ghouti, ancienne architecte chargée des espaces de travail chez Sanofi.

Sanofi a donc décidé de lancer un programme de transformation du facility management pour créer un environnement de travail particulièrement accueillant et motivant pour les collaborateurs. Six principes fondamentaux structurent ce changement :

1. Favoriser de nouvelles méthodes de travail autour de la mobilité, de l'agilité et du travail hybride.
2. Proposer aux collaborateurs des espaces de travail innovants et attrayants, en tenant compte de l'évolution des règles internes relatives au travail à distance.
3. Tenir compte de l'expérience collaborateur et des attentes formulées.
4. Transformer les tâches quotidiennes de gestion du lieu de travail grâce au numérique et à l'innovation.
5. Promouvoir le développement durable, la santé et le bien-être sur le lieu de travail.
6. Rendre les immeubles de bureaux plus performants.

Sanofi recherchait une solution numérique robuste et bien équilibrée qui permettrait à ses équipes de workplace management de créer une expérience collaborateur unique, mémorable et de haute qualité sur chacun de leurs sites.

Les ambitions de Sanofi étaient élevées et soutenues par une vision claire et globale.

Avant d'engager des discussions avec Witco, Sanofi a collaboré quelques années avec une agence de développement de logiciels sur mesure, pour créer une application répondant à ses besoins en matière de gestion des espaces de travail.

Cependant, Sanofi a dû reconnaître que c’était un défi (et un véritable casse-tête) de faire évoluer son application interne de manière suffisamment rapide et rentable, pour répondre à l'augmentation du nombre, de la complexité et de la portée géographique de ses besoins. C'est à ce moment-là qu'ils ont commencé à rechercher un fournisseur de logiciels externe de premier plan.

Leurs besoins ont été formalisés dans le cadre d'un appel d'offres mondial dans lequel Witco a su se différencier :

• Une interface unique pour la gestion des 57 bâtiments répartis à travers le monde, avec une forte capacité d'évolution dans les usages, les lieux et les intégrations à gérer.
• Une approche modulaire et un solide pipeline de développement de nouvelles fonctionnalités qui permettent à la solution de s'adapter à l'évolution des besoins de l'entreprise au fil du temps. - Un marché riche (et en constante évolution) d'intégrations tierces. Par exemple, Sanofi avait 4 fournisseurs différents pour la restauration sur site, qui sont tous intégrés dans Witco aujourd'hui.
• Un modèle SaaS (« Software as a Service ») qui réduit les coûts de maintenance et de mise à jour.
• Un large choix de solutions tierces.
• Une solide équipe de conseil et d'assistance à l'échelle mondiale, capable de soutenir la mise en œuvre et la réussite des projets dans le monde entier.
• La capacité à répondre aux besoins en matière de cybersécurité grâce à l'hébergement de serveurs dédiés et à un excellent score aux tests de cybersécurité. - Une solide expérience d'entreprise démontrant une expertise dans la fourniture de solutions de gestion de l'expérience sur le lieu de travail.

Les principaux défis de mise en œuvre du projet :

• Livraison et complexité : il y avait de nombreuses solutions tierces à intégrer dans Witco, en plus de dizaines de fonctionnalités natives qui ont été déployées selon les besoins particuliers et la configuration des différents sites (différences de langue, de serveur, de normes de sécurité, etc.).
• Calendrier : les délais étaient parfois très serrés. Par exemple, nous devions être prêts en moins de 2 mois pour lancer l'application dans leur nouveau bureau de Boston (Crossings, 65 000 m²).
• Mettre en place une gouvernance de projet cohérente entre Sanofi, Wavestone (la société de conseil en gestion du changement) et Witco sur tous les fronts (configuration technique, mise en œuvre, tests, lancement sur différents sites) et sur tous les sites (en tenant compte du décalage horaire et de la coordination entre l'Amérique du Nord et l'Asie).

Une stratégie de déploiement à l'échelle mondiale

Appÿ, l'application Witco pour la gestion des espaces de travail de Sanofi

Pour une expérience fluide, l’application Appÿ est connectée à de nombreux fournisseurs externes via le SSO, dont le premier est Microsoft 365 pour la synchronisation des utilisateurs et des salles.

Le travail hybride en toute simplicité

Appÿ est l'application tout-en-un qui accompagne les collaborateurs de Sanofi dans leur vie quotidienne au travail. Qu'ils soient au bureau ou en télétravail, le travail hybride devient un jeu d'enfant.

Grâce à la vue récapitulative de chaque journée, les collaborateurs peuvent s'assurer d’avoir bien réservé leur place de parking ou commandé leur déjeuner, par exemple.

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Plus précisément, voici les principales fonctionnalités offertes aujourd'hui :

• Déclarer sa présence (jours au bureau ou en télétravail)
• Réserver un poste de travail ou une salle de réunion à proximité de son équipe ou de son collègue préféré
• Réserver une place de parking ou un casier
• Commander un déjeuner et recharger son badge
• Avoir accès aux événements proposés sur le lieu de travail

Ils peuvent également accéder aux plans des étages et à l'occupation des espaces en temps réel (grâce aux données des capteurs), sur de grands écrans situés à proximité des points d'accès stratégiques (par exemple, près des ascenseurs).

Grâce à l’intégration avec Microsoft Azure Active Directory pour l’authentification unique (« Single Sign On »), les collaborateurs ne s'identifient qu'une seule fois pour accéder de manière sécurisée et fluide aux 15 modules natifs, ainsi qu’aux 3 à 6 intégrations au sein de l'application (les chiffres exacts peuvent varier d'un site à l'autre).

L’application Appÿ est déployée ainsi sur les 57 sites dans le monde en fonction de leurs besoins respectifs. Par exemple, un collaborateur du bureau Sanofi de Paris, qui effectue un déplacement professionnel à New York ou en Allemagne, aura toujours accès aux ressources et aux services depuis la même application.

Le résultat est une expérience unifiée et globale pour les collaborateurs et les équipes de facility management. En effet, ces derniers peuvent :

• définir la disponibilité des ressources conformément à la politique RH de l’entreprise (c'est-à-dire gérer le Flex Office et les règles de réservation à l'échelle mondiale),
• avoir une vue unifiée de l'utilisation des espaces et de la satisfaction des collaborateurs pour les 57 bureaux,
• gérer les utilisateurs et les accès sur plusieurs sites,
• contrôler les performances des prestataires de services tels que la restauration, le fitness, etc.

‍‍[.r-highlight-box] [.r-highlight] Environ 400 ressources sont réservées en moyenne par mois et par site [.r-highlight-box] [.r-highlight]

Un accès numérique et centralisé pour la gestion de l'accueil au bureau

Mettre l'accueil au cœur de la transformation de l'environnement de travail de Sanofi impliquait de fournir des services de bureau haut de gamme tels que la restauration, la conciergerie et le stationnement. Centraliser ces services et les rendre accessibles facilement était essentiel pour favoriser l’épanouissement des collaborateurs dès leur arrivée au bureau. C'est pourquoi les intégrations avec des solutions telles que Timechef (d'Elior) ou Everyday (de Sodexo) pour la restauration d'entreprise, Wayleadr ou Luum pour la gestion des parkings, et Vecos pour les casiers connectés, étaient importantes pour fournir aux collaborateurs de Sanofi un accès unique à une multitude de services haut de gamme sur leur lieu de travail.

Créer un bureau accueillant n'a de sens que si les collaborateurs s’y sentent bien et motivés. Avec la carte interactive de l'application Appÿ, les collaborateurs de Sanofi visualisent rapidement les réservations de leurs collègues et peuvent réserver à proximité, qu'il s'agisse de bureaux ou de salles de réunion. Les visiteurs et les collaborateurs peuvent aussi utiliser les écrans tactiles de l'espace de travail pour consulter le plan des bureaux et voir en temps réel le statut des espaces (disponibles, réservés et occupés).

D'autre part, les modules d'information, de gestion d'événements et d'enquêtes disponibles dans Appÿ permettent aux équipes de communication interne de créer un lieu de travail plus convivial et connecté. Elles peuvent solliciter les collaborateurs sur des sujets concernant la vie au bureau, ou simplement partager des moments festifs et de renforcement de l'esprit d’équipe.

[.r-highlight-box] [.r-highlight] Chaque article publié dans le module « informations » génère plus de 100 réactions en moyenne * [.r-highlight] [.r-highlight-box]

^{* = nombre moyen de réactions sur les 3 derniers posts et sur les 5 plus grands sites lancés au moment de la rédaction de cet article}

Une expérience de gestion des visiteurs fluide et sécurisée

Pour aider le personnel d’accueil de Sanofi à fluidifier l’accueil des visiteurs tout en assurant la sécurité du site, Witco a mis en place une expérience visiteur globale pour :

• permettre aux visiteurs de réserver une place de parking ou un casier sur le lieu de travail,
• inviter des visiteurs sur le lieu de travail via Outlook,
• fournir aux gestionnaires des données et des analyses avancées sur les visites,
• gérer les droits d'accès des visiteurs,
• activer l'enregistrement par QR-Code,
• inviter les visiteurs à signer des documents numériques,
• imprimer automatiquement des badges,
• définir les critères auxquels les visiteurs doivent répondre pour venir sur le site.

Pour certains sites, le module natif Witco est activé alors que pour d'autres, il existe une intégration avec la solution externe Proxyclick.‍

[.r-highlight-box][.r-highlight] Sur les sites les plus fréquentés de Sanofi, le flux peut atteindre près de 1 000 visiteurs par mois. La gestion des visiteurs est donc un élément clé de leur stratégie numérique [.r-highlight][.r-highlight-box]

Une gestion rationalisée des bâtiments

L'application Appÿ est destinée à être le point d'accès unique pour tous les acteurs du bâtiment, des RH aux facility managers, en passant par les équipes informatique et la maintenance.

Grâce à un système de tickets intégré, les occupants peuvent, depuis l'application, demander des services ou signaler un incident relatif à un espace de travail (une ampoule cassée, un écran qui ne fonctionne pas, une fuite d'eau, etc.). Ces déclarations d'incidents et leur localisation exacte permettent aux équipes d'intervenir rapidement, de résoudre le problème dans les meilleurs délais et de tenir les collaborateurs informés.

Les QR-Codes sont affichés à de nombreux endroits dans le bâtiment pour permettre aux utilisateurs d'envoyer facilement des signalements, en s’appuyant sur le référentiel du bâtiment, afin que les facility managers puissent traiter et organiser les opérations au mieux.

Selon les sites, ce module d'assistance s'exécute de manière indépendante (module Witco natif), ou est intégré à des solutions de ticketing dédiées (telles que Mission).

Vous souhaitez en savoir plus ? Regardez la vidéo de Sanofi ci-dessous !

À propos de Sanofi

Sanofi est une société mondiale de santé innovante. Ses équipes, présentent dans une centaine de pays, transforment la pratique de la médecine en s'efforçant de rendre l'impossible possible. Elles proposent des options thérapeutiques susceptibles de changer la vie et une protection vaccinale vitale à des millions de personnes dans le monde, tout en plaçant e développement durable et la responsabilité sociale au cœur de leurs ambitions.