SaaS ou solution propriétaire : que choisir pour passer au Smart Building ?

L’immeuble de bureau a connu de profonds bouleversements ces dernières années avec, en toile de fond, la nécessité d’en faire un lieu permettant de renforcer l’attachement à l’entreprise et la collaboration entre les équipes. Dans cette optique, le bureau doit offrir des espaces favorisant les échanges, la créativité, tout en assurant une adéquation économique viable : les collaborateurs ne se déplaçant plus tous les jours sur le lieu de travail, l’offre d’espace privatif doit être flexible et partagée.

La seule manière de conjuguer tous ces impératifs est la mise en place de process et d’outils dont le collaborateur a le plein usage. En d’autres termes, le collaborateur faisant l’effort de se déplacer sur son lieu de travail doit bénéficier d’une expérience irréprochable. Ainsi, le collaborateur doit être en mesure de réserver son poste de travail ou une salle de réunion en 2 clics, être prévenu de l’arrivée d’un visiteur par un push notification, être informé et indiquer facilement sa participation à un évènement de l’entreprise dans les locaux, etc.

La transformation d’un actif en smart building, immeuble connecté et serviciel, intègre donc nécessairement la mise en œuvre d’une application propre à ce bâtiment. Plusieurs types d’outils existent pour réaliser cette mutation :

• Les logiciels SaaS (Software as a Service), utilisables en ligne moyennant un abonnement auprès de l’éditeur de la solution. Ces plateformes clé en main permettent un déploiement rapide sans installation physique. La maintenance technique et les mises à jour visuelles et fonctionnelles sont comprises dans la location.
• Les logiciels dédiés (modèle « Agence »), développés spécifiquement par une agence web à la demande d’un client. L’exploitation et la maintenance de ces solutions sur-mesure doivent être réalisées et pris en charge par le client ou confiées à un prestataire (qu’il faudra rémunérer).

Logiciel SaaS ou sur site : quelle est l'option la plus appropriée pour numériser un bâtiment ?

La numérisation des bâtiments, un phénomène à utiliser par les occupants

Si le monde de l’immobilier a été lent à prendre le virage du digital, il se dessine un phénomène plus global visant à rendre plus accessible (en ligne) l’ensemble des services offerts au sein des immeubles. Conséquence de l’émergence du coworking et du coliving, l’offre de services est aujourd’hui au cœur de la stratégie d’attractivité des immeubles, en cohérence avec les besoins et les souhaits des occupants.

Le Smart Building, dans lequel l'utilisateur peut réaliser l'ensemble de son parcours à l'aide de son seul smartphone, est la solution préférée des acteurs de l'immobilier et de leurs occupants. La solution mise en place doit résoudre tous les problèmes, au sein d'un seul et même outil :

• l’accueil (badge virtuel, cartographie, accès aux documents et contacts utiles),
• les communications avec les autres occupants (messagerie, petites annonces, etc.) ;
• activités et services quotidiens (réservation d'une chambre ou d'un cours de sport, commande de repas ou de nettoyage à sec, paiement de services, articles "click & collect" sur le marché, annonce d'un visiteur à la réception ou arrivée d'un colis) ;
• la résolution de problèmes (contacts d’urgence, remontée et suivi des incidents).

Il est crucial que l’ensemble des services soit regroupé au sein d’une seule plateforme. L’offre servicielle a fleuri ces dernières années mais les supports et les prestataires étant multiples, il est souvent difficile pour les collaborateurs de savoir où trouver l’information ou commander tel ou tel service.

Ainsi, il n’est pas rare de trouver au sein d’un même immeuble :

• une demande pour le restaurant d'entreprise,
• une application pour réserver une salle ou un poste de travail,
• une application pour signaler les incidents,
• une application pour rechercher et réserver un cours de gymnastique
• une application permettant de trouver et de commander un service ou un article auprès du concierge

En pratique, l’offre est inaccessible (absence de visibilité globale, obligation de télécharger de nombreuses applications, multiplication des mots de passe), alors qu’elle est très coûteuse pour l’entreprise. Il est donc indispensable d’en faire bénéficier un maximum d’occupants.

Bâtiment connecté : les ingrédients d’une application réussie

La réalité des bâtiments est très diverse. Entre résidentiel et tertiaire ou même entre deux immeubles de même type, les services proposés peuvent changer du tout au tout. Les attentes des occupants aussi.

• les caractéristiques doivent être utiles aux occupants et aux gestionnaires des locaux ;
• l'ergonomie doit être conforme aux meilleures normes du marché ;
• la plate-forme doit être techniquement solide et régulièrement mise à jour;
• des ajouts réguliers de fonctionnalités doivent être effectués afin de s'adapter à l'usage ;
• l'adoption de la plate-forme doit s'appuyer sur un soutien humain;
• le coût financier et humain doit être mis en corrélation avec les bénéfices attendus de l'utilisation de la solution.

Ces éléments essentiels peuvent être pris en compte aussi bien par le modèle SaaS que par le modèle d'agence.

Le sur-mesure du modèle “Agence”, une solution propriétaire difficilement évolutive

Choisir le modèle “Agence”, c’est faire le choix d’une app unique, entièrement conçue autour des spécificités de son Smart Building. Dans les faits, cela se traduit par la création d’une application from scratch dont les coûts sont intégralement portés par un seul et même client. Le projet, qui s’étale sur plusieurs mois, nécessite aussi un investissement important en temps du côté des équipes internes afin de rédiger les spécifications techniques et suivre le déroulement du projet.

A sa sortie, l’application reflète parfaitement l’offre de services du bâtiment connecté, telle qu’elle existe au jour du déploiement. C’est dans la durée que le modèle “Agence” peut faire défaut. L’app étant unique et ultra spécifique, elle ne bénéficie pas d’effet de réseau et chaque mise à jour graphique et fonctionnelle doit être supportée (financièrement mais aussi en termes de gestion de projet) par le client. La maintenance technique fait elle aussi monter la facture globale.

Dans un environnement mouvant, où chaque mois voit naître un nouvel usage, les solutions figées sont inadaptées et particulièrement soumises aux aléas de la vie des entreprises : coupes budgétaires entraînant un arrêt des mises à jour, changement d’équipe chez le client provoquant une perte d’expertise sur la solution… Les équipes en charge du projet finissent par s’en désintéresser, et l’application n’est plus qu’un autre outil inutilisé qui aura coûté très cher.

Au-delà de l’évolution des usages et des aléas économiques d’une entreprise, la tech est un domaine qui évolue très vite. La rapidité d’obsolescence est accélérée par les GAFAM, qui ont habitué les particuliers à un rythme de nouveautés qu’il est difficile de suivre.

La solution SaaS, une app sur étagère pour des coûts mutualisés

L'alternative au modèle sur site est d'adopter le modèle SaaS avec une application sur étagère, souvent peu personnalisable. Plusieurs clients disposent alors du même outil - avec des corps différents - ce qui permet de mutualiser les coûts. En moyenne, une solution SaaS est ainsi 5 fois moins chère qu'une solution développée par une agence.

De plus, la mise en œuvre d’une solution SaaS peut être réalisée dans des délais très courts, tout en nécessitant un recours limité aux équipes du client, qui n’ont qu’à paramétrer une application déjà existante. Mais surtout, le modèle SaaS induit une évolutivité et une adaptation aux derniers usages. Cette solution évite la mobilisation de nouveaux budgets de développements chaque année, le prix de l’évolution étant structurellement inclus dans l’abonnement à la solution et n’ayant pas vocation à évoluer.

Le caractère standard d’une telle solution constitue toutefois un obstacle important pour de nombreux clients. Plus qu’une simple solution logicielle, l’application SmartBuilding est également la vitrine de l’immeuble et/ou de la culture de l’entreprise, elle ne peut donc pas être identique à celle d’autres acteurs.

Vers un modèle mixte pour répondre aux besoins du Smart Building

Les besoins des occupants sur leurs lieux de vie et de travail sont identiques : communication, communauté, services… ils souhaitent avoir accès de manière simple à l’ensemble de l’offre de leur bâtiment au sein d’une seule application. Néanmoins, chaque immeuble est unique et chaque entreprise souhaite pouvoir offrir sa propre expérience pour différencier sa marque et contribuer à la création d’une communauté soudée.

C'est pourquoi le Smart Building d'aujourd'hui nécessite la flexibilité d'une application prête à l'emploi mais avec un haut niveau de personnalisation. En utilisant ce modèle, les clients disposent d'un outil évolutif tout en bénéficiant de la mutualisation des coûts et en offrant à leurs occupants une expérience unique. Intégrant des prestataires dédiés, mais offrant aussi des couleurs, le "SaaS adaptable" s'appuie sur une plateforme de pointe tout en offrant un haut degré de personnalisation. Le bâtiment devient une marque. Le client bénéficie ainsi d'une solution optimale et maîtrise ses coûts financiers et humains grâce à un système de location annuelle avec la liberté de résilier sans frais supplémentaires.