Hot-desking, coworking : passer à une organisation flexible du bureau

Le bureau sera flexible ou ne sera pas. En quelques années, l'organisation du travail a été complètement bouleversée. Et les attentes des travailleurs aussi. Ainsi, la majorité des 50 % de télétravailleurs en France et au Royaume-Uni en 2020 (OCDE) ont souhaité conserver une organisation flexible du travail. Pour répondre à cette demande, et aux contraintes logistiques qui en découlent, le hot-desking et le coworking ont le vent en poupe.

Hot-desking et coworking : deux modes de travail hybrides

Le hot-desking est une organisation des espaces de bureaux où les collaborateurs ne disposent pas d'un poste de travail dédié. Cette disposition permet d'optimiser le taux d'occupation et donc la rentabilité et/ou l'utilisation des locaux. C'est pourquoi le passage à ce mode implique généralement une réduction des espaces privés au profit d'espaces collaboratifs - sans être toujours suivi d'une réduction globale des mètres carrés occupés.

Le coworking, quant à lui, est pratiqué dans des espaces tiers où les employés de plusieurs entreprises peuvent réserver des espaces de bureau de manière flexible.

Ainsi, une entreprise qui propose le flex office au sein de son siège peut également donner accès à des espaces de coworking dans le monde entier. Ces deux organisations d'espaces de travail ne sont pas en opposition. Au contraire, il est important de choisir la plus efficace pour vos équipes.

Du coworking au corpoworking
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Déjà adopté par Coca-Cola et Google, le corpoworking vise à donner une nouvelle vie aux espaces inoccupés en reproduisant les codes du coworking au sein des entreprises. Celles-ci peuvent ainsi mettre à disposition de leurs collaborateurs, mais aussi d'entreprises partenaires, des espaces de travail partagés où naissent de nouveaux codes de travail.
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Travail hybride : l'organisation d'abord

Si le travail hybride devient la norme, il n'est pas toujours facile à mettre en œuvre. Perte de repères pour les uns, perte d'efficacité pour les autres : la transition vers le mode « flexible » doit être accompagnée.

Les départements RH, Workplace ou Immobilier peuvent s'appuyer sur des plateformes numériques dédiées. Chez Witco, nous proposons une application tout-en-un pour gérer les espaces de travail flexibles, qu'il s'agisse de hot-desking au sein d'un siège social, d'un coworking, d'un corpoworking ou autre. Chaque bâtiment, chaque entreprise est différente, c'est pourquoi Witco est si personnalisable.

Concrètement, en adoptant une solution dédiée, les entreprises peuvent mettre en place des règles de gestion du travail flexible (espace réservable, jour de présence). Elles ont également accès, en temps réel, aux données d'utilisation des espaces.  Une telle appli est aussi un moyen de faciliter la collaboration. Par exemple, Witco permet à chaque collaborateur de gérer et de partager facilement sa présence sur le site.

Je souhaite organiser une réunion au siège de mon entreprise avec 5 collègues de différents départements : Je peux facilement trouver la date idéale pour organiser cette réunion sans avoir à les déranger. Et je peux également réserver les salles et les services dont j'ai besoin, que je sois à la maison ou au bureau.

Ce type d'outil est également essentiel pour le coworking. Il permet de gérer efficacement non seulement les espaces, mais aussi tous les services complémentaires - réservation de salles et d'espaces partagés, actualités, enquêtes, etc. C'est à la fois une application de service, d'information et de communauté. En bref, c'est un outil indispensable pour attirer et fidéliser les coworkers !

Hot-desking ou coworking : même combat. Et même victoire ! Celle d'un bureau plus flexible, adapté aux demandes des salariés et aux nouvelles contraintes. Néanmoins, pour que la transition vers ce type d'organisation soit un succès, il faut l'accompagner.

Cela nécessite la mise en place de règles et de bonnes pratiques, mais surtout d'un outil. L'objectif d'une telle plateforme n'est pas de créer une nouvelle couche de complexité. Son but est de donner aux équipes les moyens de gérer leurs processus de travail (encore). C'est aussi un moyen efficace pour les entreprises de gérer leurs espaces de travail grâce aux données collectées en temps réel.