APICIL

& Witco

C’est dans le cadre de son vaste projet d’innovation baptisé « envergure » qu’APICIL, acteur majeur de la protection sociale et patrimoniale en France, a entrepris la transformation de son siège social. La tour To-Lyon du quartier de la Part Dieu a été réaménagée avec des espaces de bureau modernes pour créer un environnement de travail dynamique où réunir l’ensemble des collaborateurs. Un projet ambitieux pour faciliter le quotidien des équipes APICIL sur leur lieu de travail et favoriser la collaboration tout en optimisant la gestion des espaces.

Pour relever ce défi, APICIL a choisi de déployer une série de solutions numériques, intégrant à la fois la réservation de salles de réunion, la gestion des espaces de travail partagés, et l'enrichissement des services proposés aux collaborateurs. Notre application tout-en-un Witco a permis de regrouper l’ensemble de ces solutions en un seul et même endroit.

Suivi en temps réel de l’occupation

La tour To-Lyon, classée immeuble de grande hauteur (IGH), présente des règles strictes en matière d’occupation. Grâce aux capteurs de présence déployés dans ses bureaux, APICIL connaît non seulement l’occupation en temps réel de ses ressources, mais bénéficie aussi pleinement de l’intégration de Witco avec Z#BRE pour :

• permettre aux occupants de voir en temps réel la disponibilité des ressources,
• déclencher l’annulation d’une réservation si aucune activité n’est détectée dans une salle réservée, afin de la remettre à disposition des collaborateurs dans les meilleurs délais,
• fournir au gestionnaire du bâtiment un état détaillé du taux d’occupation.

Simplicité de réservation des espaces partagés

En matière de disponibilité des ressources, les collaborateurs bénéficient d’une information fiable et instantanée, peu importe l’outil qu’ils choisissent pour réserver. En effet, toute réservation réalisée par un collaborateur via le module dédié, ou via le plan des ressources, dans Witco est automatiquement synchronisée avec O365 Rooms et inversement.

Des collaborateurs ont besoin de faire un point, mais n’ont pas anticipé leur réservation de salle ? Le QR Code est là pour leur permettre de réserver une salle à la volée, sans même avoir à la chercher dans l’application.

Des services connectés efficaces

Soucieux d’offrir à ses collaborateurs un temps de pause déjeuner de qualité, APICIL a souhaité intégrer Toqla avec Witco. Ainsi, chacun peut créditer son badge via l’application, mais aussi consulter le menu du restaurant d’entreprise et réserver son passage. Le temps d’attente est donc réduit et le paiement au passage en caisse plus rapide, ce qui évite de perdre du temps dans la file d’attente.

Un bureau pour chacun

Le siège social de la tour To-Lyon peut accueillir 1100 collaborateurs chaque jour. Pourtant, plus de 1600 collaborateurs composent les équipes d’APICIL, qui s’appuie sur le travail hybride pour la rotation de ses équipes sur site. D’une part, chaque collaborateur déclare sa présence au bureau via le module dédié. D’autre part, des quartiers ont été définis et attribués à chaque collaborateur, pour favoriser le regroupement des membres d’une même équipe dans un espace commun.

Aucun risque de venir au bureau sans savoir où s’asseoir : la combinaison de la présence au bureau avec le statut des réservations dans les quartiers empêche toute surréservation. Cette fonctionnalité de gestion de capacité permet également aux office ou facility managers d’optimiser chaque mètre carré, sans non plus saturer les espaces.

Résultats et impact

L'adoption de ces solutions a transformé la façon dont les collaborateurs d'APICIL interagissent avec leur lieu de travail. La réservation de salles et de bureaux est devenue plus fluide, encourageant une meilleure utilisation des ressources disponibles. La possibilité de gérer son bureau et ses repas via une application unique a considérablement amélioré l'expérience collaborateur, reflétant l'engagement d'APICIL pour le bien-être de ses équipes.

Enfin, nous voulons adresser un remerciement tout particulier à Rachel Lecendrier, qui a conçu ces superbes espaces, à Jean-Sébastien Fraisse et Guy-Bernard Laffont, nos interlocuteurs APICIL privilégiés pour la gestion de ce programme, sans oublier l’agence de space planning MAJORELLE SAS. Ils ont rendu ce projet non seulement possible, mais surtout fluide et très réussi !

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