APICIL

& Witco

APICIL, acteur majeur de la protection sociale et de la gestion de patrimoine en France, a entrepris la transformation de son siège social dans le cadre d'un projet majeur et innovant appelé "Envergure". La tour To-Lyon, située dans le quartier d'affaires de la Part Dieu, à Lyon, a été réaménagée avec des espaces de bureaux modernes afin de créer un environnement de travail dynamique où tous les employés peuvent se retrouver. Un projet ambitieux pour faciliter la vie quotidienne des équipes d'APICIL sur leur lieu de travail, tout en favorisant la collaboration et en optimisant la gestion de l'espace.

Pour relever ce défi, APICIL a choisi de déployer une série de solutions numériques, intégrant la réservation de salles de réunion, la gestion d'espaces de travail partagés et l'amélioration des services aux employés. Notre application Witco tout-en-un a permis de réunir toutes ces solutions en un seul endroit.

Contrôle de l'occupation en temps réel

La tour To-Lyon étant un immeuble de grande hauteur, elle a des règles d'occupation strictes. Grâce aux capteurs de présence déployés dans ses bureaux, APICIL connaît en temps réel l'occupation de ses ressources, tout en profitant de l'intégration de Witco avec Z#BRE pour :

• permettent aux occupants de connaître la disponibilité des ressources en temps réel,
• annuler une réservation si aucune activité n'est détectée dans une salle réservée, afin qu'elle soit à nouveau disponible pour les employés le plus rapidement possible,
• fournir au gestionnaire du bâtiment un rapport d'occupation détaillé.

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Faciliter la réservation d'espaces partagés

Lorsqu'il s'agit de la disponibilité des ressources, les employés bénéficient d'une information instantanée et fiable, quel que soit l'outil de réservation qu'ils choisissent. Toute réservation effectuée par un employé dans Witco - via le module dédié, ou via la carte des ressources - est automatiquement synchronisée avec O365 Rooms, et vice versa.

Les employés ont besoin d'une réunion rapide, mais n'ont pas réservé leur salle à l'avance ? Il leur suffit de scanner le code QR d'une salle et de la réserver à la volée, sans même avoir à la rechercher dans l'application.

Offrir des services connectés efficaces

Soucieuse d'offrir à ses employés une pause déjeuner de qualité, APICIL a décidé d'intégrer Toqla à Witco. Ainsi, chacun peut créditer son badge via l'application, mais aussi consulter la carte du restaurant d'entreprise et effectuer des réservations. Cela permet de réduire les temps d'attente et d'accélérer les paiements en caisse, pour ne plus perdre de temps à faire la queue.

Fournir un bureau à chaque employé

Le siège de To-Lyon peut accueillir 1 100 employés par jour. Pourtant, APICIL emploie plus de 1 600 personnes, et s'appuie sur le travail hybride pour faire tourner ses équipes sur place. D'une part, tous les employés déclarent leur présence au bureau via le module dédié. D'autre part, des sections ont été définies et attribuées à chaque employé, afin d'encourager les membres de l'équipe à travailler ensemble dans un espace commun.

Aucun risque d'arriver au bureau sans savoir où s'asseoir : la combinaison de la présence au bureau et du suivi des réservations par section permet d'éviter le surbooking. Cette fonction de gestion de la capacité permet également aux gestionnaires de bureaux et d'installations d'optimiser chaque mètre carré, sans manquer d'espace.

Résultats et impact

L'adoption de ces solutions a changé la façon dont les employés d'APICIL interagissent avec leur lieu de travail. Les réservations de salles et de bureaux sont devenues beaucoup plus fluides, encourageant une meilleure utilisation des ressources disponibles. L'utilisation d'une seule application pour réserver son bureau et ses repas a considérablement amélioré l'expérience des employés, reflétant l'engagement d'APICIL pour le bien-être de ses équipes.

Enfin, nous tenons à remercier tout particulièrement Rachel Lecendrier, qui a conçu ces espaces étonnants, Jean-Sébastien Fraisse et Guy-Bernard Laffont, qui ont géré ce programme du côté d'APICIL, ainsi que l'agence d'aménagement de l'espace MAJORELLE SAS. Ils ont rendu ce projet non seulement possible, mais surtout fluide et super réussi !

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