APICIL

& Witco

APICIL, uno de los principales actores de la protección social y la gestión de patrimonios en Francia, emprendió la transformación de su sede social en el marco de un importante e innovador proyecto denominado "Envergure". La torre To-Lyon, situada en el distrito de negocios de La Part Dieu, en la ciudad francesa de Lyon, se ha reformado con modernos espacios de oficina para crear un entorno de trabajo dinámico en el que puedan reunirse todos los empleados. Un ambicioso proyecto para facilitar el día a día de los equipos de APICIL en el lugar de trabajo, al tiempo que se fomenta la colaboración y se optimiza la gestión del espacio.

Para hacer frente a este reto, APICIL optó por implantar una serie de soluciones digitales que integraban la reserva de salas de reuniones, la gestión de espacios de trabajo compartidos y la mejora de los servicios a los empleados. Nuestra aplicación Witco reunía todas estas soluciones en un único lugar.

Control de la ocupación en tiempo real

La torre To-Lyon, al ser un edificio de gran altura, cuenta con estrictas normas de ocupación. Gracias a los sensores de presencia desplegados en sus oficinas, APICIL conoce en tiempo real la ocupación de sus recursos, al tiempo que aprovecha al máximo la integración de Witco con Z#BRE para :

• permiten a los ocupantes ver la disponibilidad de recursos en tiempo real,
• cancelar una reserva si no se detecta actividad en una sala reservada, para que vuelva a estar disponible para los empleados lo antes posible,
• proporcionar al administrador del edificio un informe detallado de ocupación.

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Facilitar la reserva de espacios compartidos

Cuando se trata de disponibilidad de recursos, los empleados se benefician de información instantánea y fiable, independientemente de la herramienta de reserva que elijan. Cualquier reserva realizada por un empleado en Witco -a través del módulo dedicado, o a través del mapa de recursos- se sincroniza automáticamente con O365 Rooms, y viceversa.

¿Los empleados necesitan tener una reunión rápida, pero no han reservado su habitación con antelación? Solo tienen que escanear el código QR de una habitación y reservarla sobre la marcha, sin ni siquiera tener que buscarla en la aplicación.

Ofrecer servicios conectados eficientes

APICIL, deseosa de ofrecer a sus empleados una pausa de calidad para el almuerzo, decidió integrar Toqla con Witco. De este modo, todos pueden acreditar su tarjeta a través de la aplicación, así como consultar el menú del restaurante de la empresa y hacer reservas. Esto reduce los tiempos de espera y agiliza los pagos en caja, para que no tengan que perder tiempo haciendo cola.

Proporcionar un escritorio a cada empleado

La sede de To-Lyon puede acoger diariamente a 1.100 empleados. Sin embargo, APICIL emplea a más de 1.600 personas y recurre al trabajo híbrido para hacer rotar a sus equipos in situ. Por un lado, todos los empleados declaran su presencia en la oficina a través del módulo dedicado. Por otro lado, se han definido y asignado secciones a cada empleado, para animar a los miembros del equipo a trabajar juntos en un espacio común.

Sin riesgo de llegar a la oficina sin saber dónde sentarse: la combinación de la presencia en la oficina con el seguimiento de las reservas por secciones evita el overbooking. Esta función de gestión de la capacidad también permite a los responsables de oficinas e instalaciones optimizar cada metro cuadrado, sin quedarse sin espacio.

Resultados e impacto

La adopción de estas soluciones cambió la forma en que los empleados de APICIL interactúan con su lugar de trabajo. La reserva de salas y mesas es ahora mucho más sencilla, lo que fomenta un mejor uso de los recursos disponibles. El uso de una única aplicación para reservar la mesa y las comidas ha mejorado considerablemente la experiencia de los empleados, lo que refleja el compromiso de APICIL con el bienestar de sus equipos.

Por último, pero no por ello menos importante, queremos expresar nuestro especial agradecimiento a Rachel Lecendrier, que diseñó estos increíbles espacios, a Jean-Sébastien Fraisse y Guy-Bernard Laffont, que gestionaron este programa por parte de APICIL, y también a la agencia de planificación de espacios MAJORELLE SAS. Gracias a ellos, este proyecto no sólo ha sido posible, sino que, lo que es más importante, se ha llevado a cabo sin problemas y con gran éxito.

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