SaaS oder On-Premise: Welche Lösung würden Sie für Ihr Smart Building wählen?

Bürogebäude haben in den letzten Jahren große Umwandlungen durchlaufen. Sie wurden zu einem Ort gemacht, der die Verbundenheit zum Unternehmen und die Kollaboration zwischen Teams stärkt. Mit diesem Gedanken im Hinterkopf, sollte das moderne Büro Räumlichkeiten bieten, die die Diskussion und Kreativität fördern und gleichzeitig auch ökonomisch rentabel sind: da Angestellte nicht mehr jeden Tag zu ihrem Arbeitsplatz pendeln, sollte der angebotene Arbeitsplatz flexibel und mit anderen Arbeitern teilbar sein.

Um all diesen Anforderungen zu entsprechen, müssen Abläufe und Dienstleistungen optimiert werden, sodass die Angestellten einen Nutzen davon haben. Mit anderen Worten: der Angestellte, der sich die Mühe macht, zu seinem Arbeitsplatz zu pendeln, will von einem perfekten Arbeitserlebnis profitieren. Heute wollen Angestellte ihren Arbeitsplatz oder einen Meetingraum mit nur 2 Klicks buchen, mit einer Push-Nachricht über die Ankunft eines Besuchers informiert werden und ganz einfach ihre Teilnahme an Veranstaltungen innerhalb des Gebäudes bestätigen.

Die Umwandlung einer Immobilie in ein Smartbuilding, ein verbundenes und dienstleistungsorientiertes Gebäude muss eine speziell an das Gebäude angepasste App haben. Für diese Umwandlung existieren heute bereits unterschiedliche Werkzeuge:

• SaaS-Software (Software as a Service) die mit Abonnement online genutzt werden kann. Diese, oft benutzerfertigen Plattformen, erlauben ein schnelles Einrichten, ohne physikalische Installation. Technische Instandhaltung, sowie visuelle und funktionelle Updates sind bereits in den Kosten enthalten.
• Die andere Möglichkeit ist die Nutzung einer sogenannten On-Premise-Software (Modell "Agentur"), die auf Anfrage von einer Agentur entwickelt wird. Betrieb und Instandhaltung dieser personalisierten Lösung muss vom Kunden selbst, oder einem Drittanbieter (der bezahlt werden muss), organisiert werden.

SaaS oder On-Premise-Software: Was ist die beste Option für die Digitalisierung eines Gebäudes?

Die Digitalisierung von Gebäuden, ein Phänomen, das von den Bewohnern genutzt wird

Während sich die Immobilienwelt langsam in die digitale Richtung bewegt, entsteht ein globaleres Phänomen, das darauf abzielt, alle in Gebäuden angebotenen Dienstleistungen besser (online) zugänglich zu machen. Dies ist eine Folge des Aufkommens von Coworking und Coliving. Das Angebot von Dienstleistungen steht heute im Mittelpunkt der Gebäudeattraktivitätsstrategie und richtet sich nach den Bedürfnissen und Wünschen der Mieter.

Das Smart Building, in dem der Nutzer seinen gesamten Weg allein mit seinem Smartphone zurücklegen kann, ist die bevorzugte Lösung für Immobilienakteure und ihre Bewohner. Die eingeführte Lösung muss alle Probleme mit einem einzigen Tool lösen:

• Information und Empfang (virtueller Ausweis, Kartenmaterial, Zugang zu Dokumenten und nützlichen Kontakten);
• Kommunikation mit anderen Bewohnern (Nachrichten, Kleinanzeigen usw.);
• Tägliche Aktivitäten und Dienstleistungen (Reservierung eines Zimmers oder eines Sportkurses, Bestellung von Mahlzeiten oder einer chemischen Reinigung, Bezahlung von Dienstleistungen, Click & Collect-Artikel vom Marktplatz, Besucheranmeldung an der Rezeption oder Ankunft eines Pakets);
• Problemlösung (Notfallkontakte, Feedback und Weiterverfolgung von Vorfällen).

Es ist wichtig, dass alle Dienstleistungen auf einer einzigen Plattform zu finden sind Dienstleistungen haben sich in den letzten Jahren stark entwickelt, aber der Support und die Dienstleistungsanbieter sind so zahlreich, dass es für Angestellte oft schwierig ist, die richtigen Informationen zu finden, oder zu überblicken, wie sie eine bestimmte Dienstleistung buchen können.

Daher ist es nicht ungewöhnlich, dass sie sich in ein und demselben Gebäude befinden:

• eine Bewerbung für das Betriebsrestaurant,
• eine Anwendung zur Reservierung eines Raums oder eines Arbeitsplatzes,
• eine Anwendung zur Meldung von Vorfällen,
• eine Anwendung zum Suchen und Buchen eines Fitnesskurses
• eine Anwendung zur Suche und Bestellung einer Dienstleistung oder eines Artikels beim Concierge

Dieses Angebot ist praktisch unzugänglich, da es unübersichtlich ist und Angestellte gezwungen sind, zahlreiche Apps herunterzuladen und sich noch mehr Passwörter zu merken, während diese Lösung gleichzeitig auch sehr teuer für das Unternehmen ist. Aus diesem Grund ist es wichtig, sicherzustellen, dass so viele Mieter wie möglich von einer App profitieren.

Ein verbundenes Gebäude: was eine erfolgreiche App ausmacht

Wenn Sie sich für eine Umwandlung Ihrer Immobilie zu einem Smart Building entscheiden, müssen Sie sich, bei der Entscheidung für eine Lösung, mehrerer Kriterien bewusst sein:

• die Merkmale müssen für die Bewohner und Verwalter des Gebäudes nützlich sein;
• Die Ergonomie muss den besten Marktstandards entsprechen;
• die Plattform muss technisch einwandfrei sein und regelmäßig aktualisiert werden;
• Regelmäßige Ergänzungen der Funktionen müssen vorgenommen werden, um sich an die Nutzung anzupassen;
• die Annahme der Plattform muss von Menschen unterstützt werden;
• Die finanziellen und personellen Kosten müssen in einem angemessenen Verhältnis zu dem erwarteten Nutzen der Lösung stehen.

Diese wesentlichen Elemente können sowohl durch das SaaS-Modell als auch durch das Agenturmodell abgedeckt werden.

Das personalisierte On-Premises „Agentur“-Modell ist eine urheberrechtlich geschützte Lösung, deren Aktualisierung oftmals schwierig ist

das „Agentur“-Modell entscheiden, entscheiden Sie sich für eine einzigartige App, die genau an die speziellen Bedürfnisse eines bestimmten Smart Buildings angepasst ist. In der Praxis heißt das, dass eine App von Grund auf erschaffen wird und die Kosten dafür von nur einem einzigen Kunden getragen werden. Das Projekt, das sich über mehrere Monate hinweg ziehen kann, erfordert ebenfalls ein signifikantes internes Investment, um die Anforderungen zu definieren und den Fortschritt des Projekts zu überwachen.

Bei Einführung repräsentiert die App die zu diesem Zeitpunkt angebotenen Dienstleistungen. Langfristig können diese On-Premises-Lösungen jedoch versagen. Die App, die einzigartig und spezifisch ist, profitiert nicht von der Netzwerkinteraktion und jedes Schaubild und jedes funktionelle Update muss vom Kunden selbst getragen werden (finanziell, aber auch in Hinsicht auf das Projektmanagement). Technische Instandhaltung erhöht die Gesamtkosten ebenfalls.

In einem sich ständig verändernden Umfeld, wo jeden Monat neue Dienstleistungen eingeführt werden, sind fixe Lösungen ungeeignet. Sie unterliegen den Unwägbarkeiten des Geschäftslebens, wie zum Beispiel Budgetkürzungen, die zu einem Ende von Updates führen, Veränderungen im Kundenteam, die zu einem Verlust der Betriebsexpertise führen, usw. Wenn die Teams, die für das Projekt verantwortlich sind, ihr Interesse verlieren, wird die App zu einem ungenutzten Werkzeug, das einmal sehr teuer gewesen war.

Neben der Entwicklung von Funktionalitäten und dem wirtschaftlichen Auf und Ab eines Unternehmens ist auch die Technologie etwas, das sich sehr schnell verändert. Die Geschwindigkeit der Veralterung wird durch die GAFAMs (Big Five US-amerikanischen Technologie-Unternehmen) beschleunigt, die uns an ein Innovationstempo gewöhnt haben, dem nur schwer zu folgen ist.

Die SaaS-Lösung, eine App „von der Stange“, zu einem Bruchteil der Kosten

Die Alternative zum Vor-Ort-Modell ist das SaaS-Modell mit einer Standardanwendung, die oft nicht sehr anpassbar ist. Mehrere Kunden verfügen dann über dasselbe Tool - mit unterschiedlichen Ausstattungen -, was eine Bündelung der Kosten ermöglicht. Im Durchschnitt ist eine SaaS-Lösung somit fünfmal billiger als eine von einer Agentur entwickelte Lösung.

Die Implementierung einer SaaS-Lösung kann in relativ kurzer Zeit erfolgen und der Kunde wird weniger eingespannt, da er nur die bereits existierende App konfigurieren muss. Das SaaS-Modell ermöglicht zusätzlich eine Anpassung an die Nutzung und vermeidet jährliche Entwicklungskosten. Der Preis dieser Anpassung ist im Abonnement inbegriffen und wird sich normalerweise nicht mehr ändern.

Diese standardmäßige Lösung hat jedoch einen signifikanten Nachteil: Für einen Kunden stellt eine Smart Building-App auch ein Vorzeigeobjekt dar, das die Unternehmenskultur repräsentieren und sich deshalb von der App anderer Kunden unterscheiden soll.

Ein gemischtes Modell, um den Anforderungen eines Smart Buildings zu entsprechen

Die Anforderungen von Mietern an ihr Wohn- und Arbeitsumfeld sind identisch: Kommunikation, Gemeinschaft und Dienstleistungen… sie wollen einen einfachen Zugang zu den Angeboten ihres Gebäudes. Trotzdem ist jedes Gebäude einzigartig und jedes Unternehmen wünscht sich, sein eigenes Mieterlebnis zu bieten, um seine Marke hervorzuheben und zur Bildung einer Gemeinschaft beizutragen.

Aus diesem Grund erfordert das Smart Building von heute die Flexibilität einer Standard-App mit einem hohen Maß an Individualisierung. Mit diesem Modell verfügen die Kunden über ein skalierbares Werkzeug, während sie von der Bündelung der Kosten profitieren und ihren Bewohnern ein einzigartiges Erlebnis bieten. Durch die Integration dedizierter Dienstleister, aber auch durch das Angebot von Farben, basiert "Adaptable SaaS" auf einer hochmodernen Plattform und bietet gleichzeitig ein hohes Maß an Individualisierung. Das Gebäude wird zu einer Marke. Der Kunde profitiert so von einer optimalen Lösung und kontrolliert seine finanziellen und personellen Kosten dank eines jährlichen Mietsystems mit der Freiheit, ohne zusätzliche Kosten zu kündigen.