Smart Office  : créez une nouvelle expérience au sein de vos espaces de travail

47 % des employés de bureau considèrent que leur espace de travail ne répond plus à leurs besoins (Etude Chaire Workplace Management ESSEC, mai 2020). Organisation des lieux, absence de certains services, perte de temps, manque de flexibilité… Les raisons de ce désamour sont de plus en plus nombreuses.

Pour la direction des ressources humaines et celle des environnements de travail, il ne suffit pas de chercher à satisfaire les collaborateurs, il faut aussi se conformer aux nouvelles réglementations et gérer les espaces de plus en plus finement pour optimiser les coûts.

Cela peut sembler insurmontable, ce n’est pas le cas  : la technologie est là pour vous aider. Le bureau de demain est disponible dès maintenant et passera forcément par le numérique.

Un bureau intelligent pour effacer les frustrations du quotidien

À l’heure où le télétravail est amené à prendre une part de plus en plus importante dans l’organisation du travail, il est nécessaire de repenser le bureau comme un lieu de rencontres et d’efficacité. Le bureau intelligent intègre dès lors de nombreux services pour faciliter le quotidien des collaborateurs et améliorer leur bien-être au quotidien :

• Occupation et réservation des espaces de travail : fini la perte de temps pour réserver une salle ou un espace.
• Gestion des badges dématérialisée : fini la queue au PC sécurité pour avoir un accès temporaire.
• Déclaration des incidents : fini les e-mails de relance pour faire réparer le chauffage ou changer une ampoule.
• Information en temps réel sur l’accès au service : plus d’accès bloqué alors que vous êtes devant la porte, ou de cours de sport annulé une fois devant la salle.
• Messagerie interne pour gérer la réception des visiteurs ou des colis : fini l’attente à l’accueil ou les trajets inutiles.

Le Smart Office, c’est la fin des frictions du quotidien pour les collaborateurs. C’est un accès unique, simple et transparent aux bâtiments, aux ressources, aux personnes. Le tout, via une interface sécurisée au service des besoins des salariés.

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Un bureau connecté pour diffuser la marque employeur

Rendre plus attractif vos locaux, et aussi votre entreprise, c’est l’un des bénéfices du bureau connecté.
Au-delà de la centralisation et de la mise en place de nouveaux services, il permet de multiplier les occasions d’échanger  : partage des événements internes, diffusion des dernières informations de l’entreprise, messagerie, forum de discussion…
‍Le bureau connecté est le prolongement indispensable du lieu iconique de votre marque employeur, vos locaux, votre campus, votre siège social.

C’est le symbole de votre transformation numérique et de votre capacité à vous adapter aux nouveaux modes de travail et aux services attendus par les collaborateurs se déplaçant su site. C’est pourquoi l’Hospitality management va jouer un rôle de plus en plus important dans la conception et la gestion des espaces. Le niveau de prestation offert sera grandissant.

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Un bâtiment communiquant pour une gestion optimale des ressources

Étant au cœur des demandes et besoins quotidiens des collaborateurs, le Smart Office peut être source de nombreux enseignements.

Nourri de données externes (température, trafic…) et internes à l’entreprise (taux d’occupation en temps réel, évaluation des services, incidents…), il permet de prendre de meilleures décisions dans l’intérêt des collaborateurs et de gérer plus efficacement les espaces de travail.

Grâce à l’analyse des données recueillies, le Smart Office est la solution indispensable pour :

• gérer l’occupation des espaces en temps réel : transformation des usages en fonction du taux d’utilisation des services,
• optimiser les ressources énergétiques : déclenchement des volets en fonction de la lumière naturelle,
• résoudre les incidents : identification des dysfonctionnements à distance grâce aux données déclaratives et prédictives,
• créer de nouveaux services ou espaces : des retours collaborateurs clairs pour orienter vos prochains développements,
• renforcer les dispositifs de sécurité : une vision claire des entrées et des sorties dans les locaux, en direct,
• tirer partie des outils IoT (Internet Of Things) : un tableau de bord de statistiques approfondies. La connaissance de plus en plus accrue du bâtiment, de ses services et de ses occupants, permet aussi d’affiner les décisions et de créer des modèles prédictifs. En somme, de rendre vos bureaux de plus en plus intelligents et en mesure de satisfaire les souhaits de vos collaborateurs.

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Une approche flex office pour réinventer l’occupation de vos espaces

Selon l'ASB, plus de 50 % des espaces de travail sont constamment inoccupés. Cela vaut pour les salles de réunion, mais aussi les open spaces ou les bureaux individuels : les collaborateurs sont des êtres mobiles !

Au cours d’une journée de bureau, ils vont avoir plusieurs phases de travail pour lesquelles ils s’attendent à trouver des espaces adaptés : box pour la concentration, salle créative pour un brainstorming, lounge pour les temps de pause… Ces moments se succèdent alors que les espaces, eux, restent inanimés.

Avec les informations recueillies par les solutions de Smart Office, c’est tout le bâtiment qui entre en mouvement : une salle de réunion se transforme en salle de pause, un open space voit son taux d’occupation régulé, etc.

La technologie se met au service des équipes en réinventant l’occupation des espaces. Un facteur clé pour attirer et fidéliser les talents dans l’entreprise.

Replacer le collaborateur au cœur du bâtiment avec le Smart Office

Passer au Smart Office, c’est comprendre les nouveaux enjeux du monde du travail et les attentes de vos collaborateurs. C’est aussi opter pour une gestion plus responsable, du point de vue économique et environnemental, de vos espaces de bureau.

Passer au Smart Office, c’est remettre vos équipes au cœur de vos immeubles, au cœur de vos décisions. Cela revient à transposer les codes de l’hôtellerie au sein du bureau pour que le lieu de travail soit le lieu idéal pour créer, échanger, inventer, brainstormer.

Passer au Smart Office, c’est un process évolutif, un « dispositif apprenant » qui s’inscrit dans la durée. C’est pourquoi choisir une solution flexible, robuste et évolutive est la clé du succès.

Quelle solution choisir  pour passer au Smart Office  ?
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Le Smart Office constitue aujourd’hui une attente des collaborateurs comme des services RH ou de direction de l’environnement de travail. Mais comment créer la solution la plus adaptée à votre bureau  ?
• Faut-il opter pour la création d’un logiciel dédié, développé spécifiquement par une agence au risque d’investir des sommes et du temps dans une solution peu évolutive ?
• Faut-il choisir une solution SaaS, plateforme clé en main mais peu personnalisable ?
La promesse de Witco, c’est de vous offrir la flexibilité et l’évolutivité des plateformes SaaS tout en ayant un fort niveau de personnalisation de vos plateformes, en termes de fonctionnalités et de visuels. Le tout, au service de vos équipes.