SaaS ou solution propriétaire : que choisir pour passer au Smart Building ?

L’immeuble de bureau a connu de profonds bouleversements ces dernières années avec, en toile de fond, la nécessité d’en faire un lieu permettant de renforcer l’attachement à l’entreprise et la collaboration entre les équipes.

Dans cette optique, le bureau doit offrir des espaces favorisant les échanges, la créativité, tout en assurant une adéquation économique viable : les collaborateurs ne se déplaçant plus tous les jours sur le lieu de travail, l’offre d’espace privatif doit être flexible et partagée.

La seule manière de conjuguer tous ces impératifs est la mise en place de process et d’outils dont le collaborateur a le plein usage. En d’autres termes, le collaborateur faisant l’effort de se déplacer sur son lieu de travail doit bénéficier d’une expérience irréprochable. Ainsi, le collaborateur doit être en mesure de réserver son poste de travail ou une salle de réunion en 2 clics, être prévenu de l’arrivée d’un visiteur par un push notification, être informé et indiquer facilement sa participation à un évènement de l’entreprise dans les locaux, etc.

La transformation d’un actif en smart building, immeuble connecté et serviciel, intègre donc nécessairement la mise en œuvre d’une application propre à ce bâtiment. Plusieurs types d’outils existent pour réaliser cette mutation :

• Les logiciels SaaS (Software as a Service), utilisables en ligne moyennant un abonnement auprès de l’éditeur de la solution. Ces plateformes clé en main permettent un déploiement rapide sans installation physique. La maintenance technique et les mises à jour visuelles et fonctionnelles sont comprises dans la location.
• Les logiciels dédiés (modèle « Agence »), développés spécifiquement par une agence web à la demande d’un client. L’exploitation et la maintenance de ces solutions sur-mesure doivent être réalisées et pris en charge par le client ou confiées à un prestataire (qu’il faudra rémunérer).

SaaS ou logiciel dédié : quelle est l’option la plus adaptée pour la digitalisation d’un immeuble ?

La digitalisation des immeubles, un phénomène au service des occupants

Si le monde de l’immobilier a été lent à prendre le virage du digital, il se dessine un phénomène plus global visant à rendre plus accessible (en ligne) l’ensemble des services offerts au sein des immeubles. Conséquence de l’émergence du coworking et du coliving, l’offre de services est aujourd’hui au cœur de la stratégie d’attractivité des immeubles, en cohérence avec les besoins et les souhaits des occupants.

Le Smart Building, dans lequel l’utilisateur peut réaliser l’intégralité de son parcours grâce à son seul smartphone, est la solution plébiscitée par les acteurs de l’immobilier et leurs occupants. La solution mise en place doit répondre à toutes les problématiques, au sein d’un outil unique :

• l’accueil (badge virtuel, cartographie, accès aux documents et contacts utiles),
• les échanges avec les autres occupants (messagerie, petites annonces, etc.),
• les activités quotidiennes (réservation d’une salle ou d’un cours de sport, commande de repas ou pressing, paiement des services / click & collect d’articles de la market place, annonce visiteur à l’accueil ou arrivée d’un colis),
• la résolution de problèmes (contacts d’urgence, remontée et suivi des incidents).

Il est crucial que l’ensemble des services soit regroupé au sein d’une seule plateforme. L’offre servicielle a fleuri ces dernières années mais les supports et les prestataires étant multiples, il est souvent difficile pour les collaborateurs de savoir où trouver l’information ou commander tel ou tel service.

Ainsi, il n’est pas rare de trouver au sein d’un même immeuble :

• une application pour le restaurant d’entreprise
• une application pour réserver une salle ou un poste de travail
• une application pour remonter un incident
• une application pour consulter et réserver un cours de sport
• une application pour consulter et commander un service/article à la conciergerie

En pratique, l’offre est inaccessible (absence de visibilité globale, obligation de télécharger de nombreuses applications, multiplication des mots de passe), alors qu’elle est très coûteuse pour l’entreprise. Il est donc indispensable d’en faire bénéficier un maximum d’occupants.

Bâtiment connecté : les ingrédients d’une application réussie

La réalité des bâtiments est très diverse. Entre résidentiel et tertiaire ou même entre deux immeubles de même type, les services proposés peuvent changer du tout au tout. Les attentes des occupants aussi.

Au moment de passer au Smart Building, plusieurs critères sont à prendre en compte dans le choix d’une solution :

• les fonctionnalités doivent être utiles aux occupants et aux gestionnaires des lieux
• l’ergonomie doit être conforme aux meilleurs standards du marché
• la plateforme doit être techniquement solide et mise à jour régulièrement
• des ajouts réguliers de fonctionnalités doivent être réalisés afin de s’adapter aux usages
• l’adoption de la plateforme doit faire l’objet d’un accompagnement humain
• le coût financier et humain doit être corrélé aux bénéfices attendus du déploiement de la solution

Ces éléments indispensables peuvent aussi bien être adressés par le modèle SaaS que par le modèle Agence.

Le sur-mesure du modèle “Agence”, une solution propriétaire difficilement évolutive

Choisir le modèle “Agence”, c’est faire le choix d’une app unique, entièrement conçue autour des spécificités de son Smart Building. Dans les faits, cela se traduit par la création d’une application from scratch dont les coûts sont intégralement portés par un seul et même client. Le projet, qui s’étale sur plusieurs mois, nécessite aussi un investissement important en temps du côté des équipes internes afin de rédiger les spécifications techniques et suivre le déroulement du projet.

A sa sortie, l’application reflète parfaitement l’offre de services du bâtiment connecté, telle qu’elle existe au jour du déploiement. C’est dans la durée que le modèle “Agence” peut faire défaut. L’app étant unique et ultra spécifique, elle ne bénéficie pas d’effet de réseau et chaque mise à jour graphique et fonctionnelle doit être supportée (financièrement mais aussi en termes de gestion de projet) par le client. La maintenance technique fait elle aussi monter la facture globale.

Dans un environnement mouvant, où chaque mois voit naître un nouvel usage, les solutions figées sont inadaptées et particulièrement soumises aux aléas de la vie des entreprises : coupes budgétaires entraînant un arrêt des mises à jour, changement d’équipe chez le client provoquant une perte d’expertise sur la solution… Les équipes en charge du projet finissent par s’en désintéresser, et l’application n’est plus qu’un autre outil inutilisé qui aura coûté très cher.

Au-delà de l’évolution des usages et des aléas économiques d’une entreprise, la tech est un domaine qui évolue très vite. La rapidité d’obsolescence est accélérée par les GAFAM, qui ont habitué les particuliers à un rythme de nouveautés qu’il est difficile de suivre.

La solution SaaS, une app sur étagère pour des coûts mutualisés

L’alternative au modèle « Agence » est d’adopter le modèle Saas avec une application sur étagère, souvent peu personnalisable. Plusieurs clients ont alors le même outil – avec des instances différentes – ce qui permet de mutualiser les coûts. En moyenne, une solution SaaS est ainsi 5 fois moins chère qu’une solution développée en agence.

De plus, la mise en œuvre d’une solution SaaS peut être réalisée dans des délais très courts, tout en nécessitant un recours limité aux équipes du client, qui n’ont qu’à paramétrer une application déjà existante. Mais surtout, le modèle SaaS induit une évolutivité et une adaptation aux derniers usages. Cette solution évite la mobilisation de nouveaux budgets de développements chaque année, le prix de l’évolution étant structurellement inclus dans l’abonnement à la solution et n’ayant pas vocation à évoluer.

Le caractère standard d’une telle solution constitue toutefois un obstacle important pour de nombreux clients. Plus qu’une simple solution logicielle, l’application SmartBuilding est également la vitrine de l’immeuble et/ou de la culture de l’entreprise, elle ne peut donc pas être identique à celle d’autres acteurs.

Vers un modèle mixte pour répondre aux besoins du Smart Building

Les besoins des occupants sur leurs lieux de vie et de travail sont identiques : communication, communauté, services… ils souhaitent avoir accès de manière simple à l’ensemble de l’offre de leur bâtiment au sein d’une seule application. Néanmoins, chaque immeuble est unique et chaque entreprise souhaite pouvoir offrir sa propre expérience pour différencier sa marque et contribuer à la création d’une communauté soudée.

C’est pourquoi le Smart Building nécessite aujourd’hui la flexibilité d’une app sur étagère mais avec un fort niveau de personnalisation. Grâce à ce modèle, les clients disposent d’un outil évolutif tout en bénéficiant de la mutualisation des coûts et en offrant à leurs occupants une expérience unique. Intégration de prestataires dédiés mais aussi couleurs : le “SaaS adaptable” s’appuie sur une plateforme de pointe tout en offrant un fort degré de personnalisation. L’immeuble devient une marque. Le client bénéfice ainsi d’une solution optimale et maitrise ses coûts financiers et humains grâce à un système de location annuelle avec la liberté de résilier sans surcoût.