Software, herramientas, aplicaciones: ¿qué soluciones existen para transicionar al flex office?

El Flex Office (“hot desking”) está ganando terreno. Por lo tanto, esta nueva organización de los espacios de trabajo sustituye los puestos fijos por puestos flotantes. Se podrán instalar donde encuentran espacio o reservar un puesto. La distribución de los espacios de trabajo privados y colaborativos es clave en un momento en el que el trabajo híbrido y el teletrabajo vacían las oficinas.

No obstante, implantar este cambio organizacional no es una labor sencilla. Dudas de los equipos, gestión y escalabilidad de este modelo pueden surgir. De allí, el flex office viene con sus problemáticas cuya facilidad de desarrollo dependerá del software “flex office” elegido.

Un software de flex office para un mayor compromiso de los empleados

En principio, el salto al flex office puede crear frustraciones. Especialmente si los empleados se sienten conectados con sus espacios de trabajo personal.

Sin embargo, estas frustraciones se pueden superar con un software flex office que les acompañe en su día a día. La flexibilidad laboral y sus dinámicas no tienen que ser experimentadas como un nuevo actor activo en la oficina.

Asimismo, una transición suave al flex office pasa por elegir una solución que permita a los empleados reservar sus puestos de trabajo por sus cuentas. Las plataformas de oficinas flexibles como Witco gestiona reglas específicas de gestión del espacio (organización por equipo, por proyecto, etc.).

Entonces, más allá de elegir su puesto de trabajo, una app “flex office” debe de ofrecer procesos transparentes y legibles.

Desde mapa interactivo (con nombres de los compañeros que han reservado su puesto) hasta indicadores de estado (remoto/presencial/ausente). De esta manera, los empleados pueden trabajar de forma productiva organizando su día laboral con herramientas tecnológicas. Por esta razón, las conexiones sociales se han vuelto imprescindibles en este nuevo contexto de trabajo híbrido.

Ante todo, ayudar a los empleados a organizar mejor su día a día no significa que la empresa pierda el control. Además, el software de oficina flexible dispone de una sección de estadísticas. El cual permite entender el comportamiento de uso de los servicios. Por lo tanto, un conjunto de datos está a disposición para que los managers puedan seguir los comportamientos.

Las estadísticas de uso de los espacios son los datos más esperados por parte de las empresas.

De esta forma, una app de “hotdesking” es necesario para conocer el ratio de ocupación en tiempo real. Así, una empresa puede identificar espacios desocupados para convertirlos en espacios de colaboración o en nuevas oficinas.

Este conjunto de datos permite identificar puntos de fricción en la experiencia en la oficina. Witco agrega datos relacionados con la satisfacción del equipo. Valoraciones, comentarios y mucho más. En definitiva, el feedback de los usuarios permite a los Departamentos del Clima Laboral (DET) desarrollar su estrategia de comunicación. ¡El “escritorio compartido” no será nunca una organización estática!

En resumen, el flex office no es una simple capa organizativa y tampoco una moda pasajera. Es la nueva oficina. Por ello es fundamental contar con una herramienta eficaz para su gestión diaria (empleados/empresas).

En conclusión, las empresas deben ofrecer una experiencia completa y no limitarse solo al flex office. Deberán integrar todos los servicios y comunicaciones en una misma app para su productividad y bienestar.